Elke overheid in Vlaanderen, dus ook elk gemeentebestuur, is verplicht haar burgers zélf zo goed mogelijk te informeren. Ook stad Diksmuide moet jou zo goed mogelijk informeren. We doen dit onder andere via ons stadsmagazine Yzersterk, onze website, brochures, de socialemediakanalen aan het loket of per telefoon.
Anderzijds heeft ook elke burger het recht om bestuursdocumenten of bepaalde specifieke dossiers in te kijken (inzagerecht), er een kopie van te ontvangen en uitleg te krijgen. Dit alles wordt ‘openbaarheid van bestuur’ genoemd.
Wat is een bestuursdocument?
Alle informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van het lokaal bestuur Diksmuide (informatie op papier, digitale informatie of audiovisuele informatie). Voorbeelden zijn:
schriftelijke documenten zoals beleidsnota’s, notulen van vergaderingen, omzendbrieven, contracten, vergunningen, e-mails…
statistieken en databestanden
foto’s, beeldopnamen en audiobestanden.
Er wordt een onderscheid gemaakt tussen actieve en passieve openbaarheid van bestuur:
- Actieve openbaarheid is de verzamelnaam voor de maatregelen die door het bestuur op eigen initiatief (zonder dat ernaar gevraagd wordt) worden genomen om op die manier het grote publiek te bereiken. Voorbeelden hiervan zijn gemeentelijke brieven, informatievergaderingen, …
- Passieve openbaarheid komt erop neer dat het bestuur informatie verstrekt op verzoek van de burger. Iedere burger heeft immers het recht bestuursdocumenten die uitgaan van de gemeente te raadplegen volgens de voorwaarden die in de wet zijn opgenomen. Dit houdt in dat je ter plaatse documenten kan inkijken, er uitleg over kunt krijgen en er een fotokopie van kunt ontvangen.
Procedure
Een aanvraag om een document in te kijken, er uitleg over te krijgen of een afschrift te krijgen kan je doen:
per brief aan de algemeen directeur
via e-mail
via een online formulier
ter plaatse op het stadhuis
Jouw aanvraag bevat:
jouw naam en adresgegevens
de aangelegenheid waarover het gaat en, indien mogelijk, de specifieke bestuursdocumenten waarover de aanvraag gaat
welke vorm van openbaarheid je wenst (inzage, uitleg, afschrift)
de reden van jouw aanvraag
indien het om gevoelige informatie gaat, zoals privégegevens en commerciële of industriële informatie, voeg je het bewijs toe dat de persoon van wie de informatie afkomstig is, heeft ingestemd met de openbaarmaking ervan
Binnen 20 kalenderdagen na de ontvangst krijg je schriftelijk een antwoord. Deze termijn kan verlengd worden tot 40 dagen als de dienst de aanvraag moeilijk tijdelijk kan toetsen aan de uitzonderingen. Deze verlenging moet gemotiveerd worden.
Indien je geen toegang krijgt, kan je in beroep gaan.
Bedrag
De inzage van het document en uitleg zijn steeds gratis.
Voor een kopie, moet je soms betalen. Hiervoor is het reglement inzake het heffen van een retributie op het opzoeken, samenstellen en afleveren van administratieve stukken van toepassing.
Uitzonderingen
In principe zijn alle dossiers en gegevens openbaar, er zijn enkele uitzonderingen:
- registers en akten van de Burgerlijke Stand, bevolkingsregisters, strafregister
- dossiers over personen en personeel
- kopie van een bouwplan
- een aanvraag voor een stedenbouwkundige vergunning kan enkel worden ingekeken nadat de vergunning verleend is, tenzij er een openbaar onderzoek is.
Meer info
Meer informatie vind je op de website van Vlaanderen.